デザイン・web技術のイロイロ

仕事のための仕事を増やさないというのはよく聞く話ですが、スケジュール管理もその〝仕事をするための仕事(作業)〟なので、できる限りスリム化したいものの一つ。最小限のスケジュール管理ツールで最大の効果を発揮したい。ここ最近の生活で、仕事やプライベートをスムーズに進めるために、どうしても外せないと感じたツールをピックアップしてご紹介したいとおもいます。

1.「共有」を目的にしたスケジュール管理は「TimeTree」

言わずと知れた有名なアプリなのですがTimetreeというアプリがダントツに使いやすくこのアプリなしではもう回りませんと言っても過言ではないほど重宝しているカレンダーアプリ。もうかれこれ数年間利用させてもらっています。

このアプリを利用している一番の目的は家族間、友達間のスケジュール共有がしやすいこと。同じカレンダーを複数人で管理することにとても優れているアプリです。そして時間軸で情報をまとめられることも、とても使い勝手がいいと感じるポイントだと思います。

・各スケジュールごとにチャットのようにコメントが入れられる

→例えば子供の幼稚園のイベントのスケジュールに、持ち物をコメントでメモして置けば、そのイベントの前日にプリントを出してきて持ち物を確認することなく、アプリ内で完結。チャット形式でのコメントが入れられるので、イベントに関する不明点もここで相談できるのもポイントです。特に夫婦間では共有しておきたい情報や予定が多いので、コメント機能は共有時に重宝します。幼稚園のプリントは基本的にEvernoteに保管しているのですが、必要なものはTimeTreeの方にもアップしています。

仕事のスケジュールでも、このコメント機能は役に立っています。例えば「打ち合わせ」の予定に、電車の乗り換えを調べた時のキャプチャを貼り付けて置くと、一度調べたけど出発直前にもう一度調べ直す…なんてこともしなくてもアプリ内で確認。時間軸で情報をまとめることで、必要な時に必要な情報がすぐに取り出せる！素晴らしい！

・Web版もあるのでスマホで電話しながらのスケジュール確認が可能

→初期にはWeb版がなかったのですが、数年前(?)にWeb版が登場。電話で打ち合わせ日程を決めている時、スケジュールを見ながら相談したいですよね。でもスマホは使っている。そんな時はPC版があるのでカレンダーを確認しながらスケジュール調整ができるのでこれもまた便利。

・カレンダーごとに共有メンバーを変えられる

→家族間カレンダー、仕事用カレンダー、など目的別にカレンダーが作成でき、共有メンバーもカレンダーごとに設定可能。カレンダーの表示非表示の切り替えもできるので便利です。

Timetreeにはお世話になりすぎているので、書き出すと止まらないので、この辺にしておきます。

2.タスク管理・進行はWebツールの「asana」で

スケジュール管理とタスク管理は似ているのですが、異なる点も多々あります。スケジュール管理を〝線〟だとすると、タスク管理は〝点〟というイメージでしょうか。
「締め切り日」はスケジュール表に書き込めますが、「締め切り日」までに潰しておかないといけない作業は10個ある…ということって、よくある、と言いますか、、それが毎日です。。
ということでタスク管理で自分にあったものを探していたのですが、私はasanaというWebサービスがしっくりきたのでここに落ち着きました。

タスク管理ソフトもたくさん使ってきましたが、とても使いやすいです。プロジェクト毎のタスク管理、メンバーのタスク管理も可能。管理画面などのUIもすごく使いやすく、これについてはまた別の記事で書きたいと思います。毎朝asanaをみてタスクチェックしてから仕事を開始しています。

3.時間的なリソースを把握をしたい時は「instagantt」と「アナログ手帳」

現在どれくらいの仕事が入っていて、あとどれくらいの仕事が入れられるのか。自分のキャパシティの把握のためにもスケジュール管理は必要です。フリーランスでいるとこれが結構重要で、新規のご依頼をいただいた時に、お引き受けできる時間的余裕が今現在あるかどうかを、自分で判断しなくてはいけません。
ご依頼があった時に、どれほどのボリュームの案件だったら受注できるのか、もし入れられなければ○日以降だったら新規の仕事が受けられるか即答できるように、視覚的にも把握しやすいツールを使っています。

1.プロジェクト管理は「instagantt」

まずはプロジェクト管理のガントチャートはasanaと連携できるメリットがあるのでinstaganttを使ってみています。ガントチャートしては使いやすいのですが、Asanaにガントチャート機能が実装されたとのことですので、ガントチャートもAsanaで管理しようか少々揺れ動き中。

Introducing Timeline: See how your project plan fits together

2.仕事とプライベート全体のキャパシティ把握はアナログの「手帳」で

これは意見が分かれるところだと思いますが、やはり全体の把握は、私はアナログの手帳が一番しっくりきています。忙しさに波はありますが、仕事以外にもやらなければいけない予定が色々ありますよね…。これでどれくらいの時間的余裕があるかを一目で把握するのには一覧性が高い紙のスケジュール帳が一番かと思っています。

一覧性を高めるために、付箋で色分け。これは徹底しています。長くなってきたのでこれもまた別の記事にて、、。

4.最後に

スケジュール管理のツール選びの難しいところは、ポジションや環境によっても必要なツールが変わってくること。そのツール自体が有能でも今の自分の仕事と生活スタイルには必要ないということもありえます。使いやすさだけでなく、目的別でツールを選んでみるのもいいかもしれません。私もまた、仕事のスタイルや目的が変われば別のツールを探していくつもりです。この記事がスケジュール管理ツール選びをされている方のお役に立てれば嬉しいです。